Er braucht ein durchdachtes Desk-Sharing-Konzept, das zum Team, zur Fläche und zur Art zu arbeiten passt. Erfahren Sie jetzt Schritt für Schritt, wie Sie ein Modell entwickeln, das im Alltag wirklich funktioniert – und Ihren Mitarbeitenden Orientierung statt Unsicherheit gibt.
Das erwartet Sie in diesem Artikel
- Was Desk Sharing wirklich bedeutet
- Schritt-für-Schritt zum eigenen Konzept
- Ausstattung und Flächenplanung
- Wann das Modell sinnvoll ist – und wann nicht
- Praxiseinblick aus einem S+W Projekt
Was Desk Sharing wirklich bedeutet – und was oft missverstanden wird
Desk Sharing bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeitende eine begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen teilen – im Gegensatz zum festen, individuell zugewiesenen Schreibtisch. Wer morgens ins Büro kommt, wählt je nach Aufgabe und Team einen freien, passenden Platz. Desk Sharing kurz gesagt: nicht weniger Platz für den Einzelnen, sondern klügere Nutzung der gemeinsamen Fläche.
Genau hier beginnt das häufigste Missverständnis. Desk Sharing ist kein reines Sparprogramm, mit dem man einfach Schreibtische streicht. Es ist ein Raumkonzept, das zur tatsächlichen Art zu arbeiten passt. Wenn ein großer Teil des Teams ohnehin regelmäßig im Homeoffice ist, stehen feste Plätze über weite Strecken der Woche leer. Wer den Büroalltag aufmerksam beobachtet, erkennt das Muster schnell: An vielen Tagen bleibt ein spürbarer Teil der fest zugeordneten Schreibtische unbesetzt, während sich die Anwesenheit auf einzelne Wochentage ballt. Feste Plätze für jede und jeden bedeuten dann vor allem eines: Fläche, die selten wirklich voll genutzt wird.
Bezüglich der Begrifflichkeit: Desk Sharing ist nicht mit Coworking zu verwechseln. Während beim Coworking Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen oder Organisationen eine gemeinsame Arbeitsumgebung nutzen, teilen sich beim Desk Sharing die Mitarbeitenden eines Unternehmens die eigenen Arbeitsplätze und nutzen diese je nach Anwesenheit und Bedarf.
Und eine wichtige Erkenntnis aus der Praxis: Desk Sharing bedeutet nicht, dass Mitarbeitende ihren festen Bezugspunkt verlieren. Im Gegenteil. Erfolgreiche Konzepte schaffen Orientierung durch klare Regeln, persönliche Ablagemöglichkeiten und ein Arbeitsplatzangebot, das sich an den tatsächlichen Aufgaben orientiert. Statt jeden Tag am gleichen Schreibtisch zu arbeiten, können Mitarbeitende den Arbeitsort wählen, der ihre aktuelle Tätigkeit am besten unterstützt.
Ein gutes Desk-Sharing-Konzept zahlt sich doppelt aus – für das Unternehmen und für die Menschen, die täglich damit arbeiten.
Für Unternehmen
- Weniger ungenutzte Fläche – und damit spürbare Kostenersparnis bei Miete, Energie und Betrieb.
- Eine Fläche, die zum echten Bedarf passt statt zur reinen Kopfzahl. Genau hier unterstützt S+W mit individueller Beratung und professioneller Flächenplanung und -berechnung.
- Ein modernes, flexibles Büro, das im Wettbewerb um Fachkräfte sichtbar wird. Flächen, die bisher von selten genutzten Schreibtischen belegt waren, können zu attraktiven Orten für Austausch, Zusammenarbeit und kreative Zusammenarbeit werden.
- Anpassungsfähigkeit: Wächst das Team oder ändern sich Arbeitsmodelle, lässt sich die Fläche flexibel mitdenken – ohne aufwendigen Umbau.
Für Mitarbeitende
- Freie Platzwahl je nach Aufgabe – konzentriert, im Austausch oder im Rückzug.
- Mehr Flexibilität und ein Büro, das zu hybrider Arbeit passt.
- Klare Strukturen und verlässliche Ablage statt täglicher Platzsuche.
- Mehr Austausch: Wechselnde Sitznachbarn sorgen für spontane Begegnungen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
- Ein Signal von Vertrauen: Eigenverantwortung statt Kontrolle stärkt Motivation und Bindung ans Unternehmen.
Das Desk-Sharing-Konzept entwickeln – Schritt für Schritt
Ein tragfähiges Desk-Sharing-Konzept entsteht nicht aus einer einzigen Entscheidung, sondern Schritt für Schritt – entlang von fünf Fragen:
- Frage 1: Wie finden Ihre Mitarbeitenden morgens den passenden Platz?
- Frage 2: Wie viele Plätze braucht Ihr Team wirklich?
- Frage 3: Wie ordnen Sie die Fläche?
- Frage 4: Wie lösen Sie die persönliche Ablage?
- Frage 5: Und womit statten Sie die Arbeitsplätze aus?
Die folgenden vier Schritte führen Sie der Reihe nach durch.
Tipp – Clean-Desk-Policy und Kommunikation von Anfang an:
Desk Sharing ist auch eine Frage der Kultur. Am wichtigsten ist eine Clean-Desk-Policy: Wer geht, hinterlässt den Platz leer und sauber – nur so kann ihn als Nächstes selbstverständlich jemand anderes nutzen. Ebenso entscheidend ist die Kommunikation: Binden Sie Ihr Team früh ein und sprechen Sie offen, wer was entscheidet und ab wann welche Regel gilt. Von oben verordnet, entsteht Widerstand; gemeinsam entwickelt, wächst Akzeptanz.
Schritt 1 – Bedarfsanalyse: Wie viele Schreibtische braucht Ihr Team wirklich?
Am Anfang steht keine Möbelbestellung, sondern eine ehrliche Bedarfsanalyse. Die entscheidende Erkenntnis vorweg: Zählen Sie nicht Köpfe, sondern tatsächliche Anwesenheit. Weil viele Teams heute hybrid arbeiten, ist selten die gesamte Belegschaft gleichzeitig vor Ort – nicht jede Person braucht also einen dauerhaft zugeordneten Arbeitsplatz.
So ermitteln Sie den Bedarf realistisch:
- Anwesenheit messen statt schätzen: Erfassen Sie über einen repräsentativen Zeitraum von vier bis sechs Wochen, wie viele Personen pro Tag wirklich im Büro sind. Dafür genügen Buchungs- oder Zutrittsdaten, eine kurze Team-Umfrage oder anfangs sogar eine einfache Strichliste.
- Auslastungsspitzen berücksichtigen: Betrachten Sie nicht nur die durchschnittliche Anwesenheit, sondern auch regelmäßig auftretende Spitzen. In vielen Unternehmen liegen diese auf Dienstag oder Mittwoch. Die Arbeitsplatzplanung sollte sich daher nicht allein am Durchschnitt orientieren, sondern auch Zeiten mit hoher Büropräsenz zuverlässig abdecken.
- Puffer einplanen: Planen Sie ausreichend Reserve ein, damit auch an gut besuchten Tagen genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. In vielen Desk-Sharing-Konzepten wird eine maximale Auslastung von etwa 85 bis 90 Prozent angestrebt, um Engpässe zu vermeiden und flexibel auf Schwankungen reagieren zu können.
Ein Rechenbeispiel macht das greifbar: Ein Team von 40 Personen ist an einem durchschnittlichen Tag mit rund 20, an Spitzentagen mit bis zu 28 Mitarbeitenden im Büro. Dann sind nicht 40, sondern etwa 30 bis 32 Arbeitsplätze ein guter Wert – die 28 des Spitzentags plus etwas Puffer. So vermeiden Sie zugleich teuren Leerstand und Engpässe an vollen Tagen.
Fehlen Ihnen anfangs belastbare Daten, hilft eine grobe Faustregel als Startpunkt: In vielen hybriden Arbeitsumgebungen mit zwei bis drei Bürotagen pro Woche werden sechs bis acht Arbeitsplätze für zehn Mitarbeitende eingeplant. Ersetzen Sie diese Annahme aber so früh wie möglich durch echte Messwerte der Nutzung und beziehen Sie geplantes Wachstum sowie die Rückmeldungen Ihres Teams mit ein. Wer die Betroffenen früh einbindet, plant realistischer und schafft von Beginn an Akzeptanz.
Schritt 2 – Flächenplanung und Zonenkonzept im Desk-Sharing-Büro
Ein Desk-Sharing-Büro lebt vom Zonenkonzept. Wenn der feste Platz wegfällt, braucht es stattdessen Orte, die zu unterschiedlichen Tätigkeiten passen – sonst konkurrieren am Ende alle um dieselben ruhigen Ecken.
Bewährt hat sich die Einteilung in vier Grundzonen:
- Fokuszonen für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten – ruhig, klar, oft mit akustischer Abschirmung.
- Kommunikationszonen für Austausch, spontane Abstimmungen und Teamarbeit.
Rückzugsorte wie Telefonboxen oder Raum-in-Raum-Systeme für vertrauliche Gespräche, Videokonferenzen oder Aufgaben mit hohem Konzentrationsbedarf.
Begegnungsorte wie Lounges, Work Cafés oder zentrale Treffpunkte, die Vernetzung und informellen Austausch fördern.
Ergänzend setzen viele Unternehmen auf Home Zones oder Teamzonen. Dabei verfügt jedes Team über einen definierten Bereich, innerhalb dessen sich die Mitarbeitenden täglich einen freien Arbeitsplatz wählen. So bleiben Teamnähe und Orientierung erhalten, ohne feste Schreibtische zuzuweisen.
Ein Fehler, der häufig passiert: Alle Flächen werden nach dem gleichen Prinzip gestaltet. Dann wirkt das Büro trotz moderner Möbel unruhig und beliebig. Ein durchdachtes Zonenkonzept macht sichtbar, wo welche Arbeit ihren Platz hat.
Genau diese Orientierung schafft Akzeptanz und gibt den Mitarbeitenden Sicherheit im Umgang mit Desk Sharing.
Schritt 3 – Persönliche Ablage neu denken: Desk Sharing Box und Organizer
Sobald der feste Schreibtisch wegfällt, wird eine Frage überraschend wichtig: Wohin mit den persönlichen Dingen? Die persönliche Ablage ist der Punkt, an dem Desk-Sharing-Konzepte in der Praxis am häufigsten kippen – meist nicht am Konzept, sondern am Alltag.
Zwei Elemente lösen das zuverlässig:
- Der abschließbare Locker gibt jeder Person einen festen, sicheren Ort für Unterlagen, Arbeitsmaterial und persönliche Gegenstände – auch ohne festen Schreibtisch.
- Eine Desk Sharing Box oder ein Desk Sharing Organizer macht den täglichen Wechsel leicht: Alles, was man am Arbeitstag braucht, wandert in einem Griff vom Locker an den gewählten Platz und abends zurück. Besonders praktisch sind Lockertaschen, die genau dafür gemacht sind – hier gibt es eine Vielzahl an Varianten, die wir unseren Kunden je nach Arbeitsweise gezielt empfehlen.
Der Unterschied zwischen beiden ist einfach: Der Locker ist der feste, unbewegliche Aufbewahrungsort für alles, was über den Tag hinaus bleibt. Die Desk Sharing Box ist das mobile Element für den täglichen Wechsel – sie fasst nur, was man am jeweiligen Arbeitstag wirklich braucht. Bildlich gesprochen verhält sich der Locker wie der Schrank zu Hause, die Box wie die Tasche, die man morgens für den Tag packt. Erst im Zusammenspiel lösen sie die persönliche Ablage zuverlässig. In der Praxis übernimmt genau diese Rolle die Lockertasche: Sie wandert morgens gefüllt aus dem Locker an den Platz und abends wieder zurück.
So bleibt der Schreibtisch am Feierabend wirklich frei – die Grundvoraussetzung dafür, dass ihn am nächsten Morgen jemand anderes nutzen kann. Gute Ablagelösungen sind damit kein Zubehör, sondern das Rückgrat eines funktionierenden Konzepts.
Schritt 4 – Die richtige Ausstattung für flexible Arbeitsplätze
Flexible Arbeitsplätze funktionieren nur, wenn sie sich in Sekunden an unterschiedliche Menschen anpassen lassen. Denn wer täglich den Platz wechselt, wechselt auch zwischen Körpergrößen, Arbeitsweisen und Vorlieben.
Darauf kommt es bei der Ausstattung an:
- Höhenverstellbare Schreibtische, die sich schnell auf Sitz- oder Steharbeit einstellen lassen.
- Ergonomische Bürostühle mit intuitiver, werkzeugloser Verstellung.
- Eine unkomplizierte Docking-Lösung, damit der Laptop an jedem Platz sofort einsatzbereit ist.
- Akustik- und Lichtlösungen, die auch in offenen Bereichen Konzentration ermöglichen.
Der Grundsatz dahinter ist einfach: Je weniger sich Mitarbeitende mit Technik und Einstellung beschäftigen müssen, desto selbstverständlicher wird Desk Sharing im Alltag.
Konkret für flexible Arbeitswelten entwickelt wurden zum Beispiel diese Bürostühle, die wir bei S+W für Desk Sharing empfehlen:
Wann Desk Sharing sinnvoll ist – und wann nicht
Desk Sharing ist sinnvoll, wenn regelmäßig mehr Menschen zum Team gehören, als gleichzeitig im Büro sind – und es stößt an Grenzen, wo feste Präsenz und feste Zuständigkeit den Arbeitstag bestimmen.
Welche Unternehmensgrößen und Arbeitsmodelle profitieren
Es profitieren vor allem Unternehmen mit hybriden oder mobilen Arbeitsmodellen und schwankender Anwesenheit – typischerweise ab etwa 20 Mitarbeitenden, wo sich Muster in der Belegung überhaupt zeigen. Auch wachsende Teams, projektbasierte Arbeit und Standorte mit knapper Fläche sprechen für das Modell.
Weniger geeignet ist Desk Sharing dort, wo Menschen feste, stark eingerichtete Arbeitsplätze brauchen – etwa im Labor, an Produktionsanlagen oder in Rollen mit sensiblen Unterlagen und ständiger Präsenz. Zum Scheitern bringt das Modell aber selten die Tätigkeit selbst, sondern eine typische Fehleinschätzung: zu knapp geplante Flächen, fehlende Ablage oder Desk Sharing, das von oben verordnet statt gemeinsam eingeführt wird. Wer diese Punkte ernst nimmt, umgeht die häufigsten Stolperfallen von vornherein.
Wann das Modell scheitert — typische Fehleinschätzungen
Was Experten und Expertinnen empfehlen – Einschätzung aus der S+W Beratungspraxis
Ob ein Konzept funktioniert, entscheidet sich meist erst im Alltag. Dann wird deutlich, ob das Verhältnis von Anwesenheit und Arbeitsplatzangebot passt, ob für unterschiedliche Tätigkeiten die richtigen Arbeitsumgebungen vorhanden sind und ob die gemeinsamen Spielregeln von allen verstanden und gelebt werden.
Genau hier schafft eine fundierte Analyse und Planung Sicherheit. Ein erfahrener Blick von außen hilft dabei, Nutzungsbedarfe realistisch einzuschätzen, passende Arbeitsbereiche zu entwickeln und ein Konzept zu schaffen, das von den Mitarbeitenden akzeptiert wird und langfristig funktioniert.
„Desk Sharing funktioniert dann langfristig erfolgreich, wenn es auf einer fundierten Analyse basiert und das Konzept sowohl zur Arbeitsweise des Unternehmens als auch zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt.“
Aus der Praxis: Wie Interhyp mit S+W das eigene Desk-Sharing-Konzept realisiert hat
Wie ein durchdachtes Desk-Sharing-Konzept in der Praxis aussieht, zeigt das neue Headquarter der Interhyp Gruppe, Deutschlands größtem Vermittler privater Baufinanzierungen. S+W BüroRaumKultur hat die neue Arbeitswelt gemeinsam mit Interhyp gestaltet und realisiert.
Im Juli 2025 zog das Unternehmen nach über zwei Jahrzehnten in der Parkstadt Schwabing in das Gebäude i8 im Münchner Werksviertel. Das Raumkonzept sieht bewusst Desk Sharing vor: Es gibt rund 370 Arbeitsplätze mit ergonomischen Arbeitsstühlen und höhenverstellbaren Schreibtischen für etwa 650 Mitarbeitende, ergänzt mit circa 60 Besprechungs- und Telefonboxen für ungestörtes Arbeiten sowie großzügigen Orten der Begegnung: Meetingzonen, ein Auditorium, Coffee Points, ein Work Café und eine Dachterrasse mit Alpenblick.
Zwei Dinge machen das Projekt beispielhaft:
Erstens die Konsequenz beim Zonenkonzept
Für jede Tätigkeit gibt es den passenden Ort – vom konzentrierten Einzelarbeitsplatz bis zu lebhaften Zonen für den offenen Austausch. Allein die rund 60 Besprechungs- und Telefonboxen sind für die Mitarbeiterzahl dieser Größenordnung eine bemerkenswert hohe Zahl an Rückzugsmöglichkeiten.
Zweitens die Haltung zur Nachhaltigkeit
Das i8 ist ein Holz-Hybrid-Gebäude mit LEED-Platin-Zertifizierung, der Mietvertrag wurde als Green Lease abgeschlossen, und Interhyp brachte bewusst Bestandsmöblierung in die neue Fläche ein. 2026 wurde das Gebäude zudem mit dem German Design Award in der Kategorie „Excellent Architecture“ ausgezeichnet.
Das Beispiel zeigt: Desk Sharing überzeugt am meisten, wenn es als Teil einer stimmigen Arbeitswelt gedacht wird.
Diese Fehler beim Desk Sharing sollten Sie vermeiden
Desk Sharing scheitert selten am Prinzip. Deutlich häufiger sind es vermeidbare Planungsfehler, die zu Frust und Akzeptanzproblemen führen. Diese fünf Stolpersteine begegnen uns in der Beratungspraxis:
- Arbeitsplätze zu knapp bemessen
- Persönliche Ablage und Stauraumlösungen unterschätzen
- Alle Zonen gleich gestalten – obwohl die Tätigkeiten unterschiedlich sind
- Desk Sharing ausschließlich aus Flächensicht betrachten
- Das Team zu spät einbeziehen – statt Desk Sharing von Anfang an offen zu kommunizieren
Fazit: Desk Sharing funktioniert – wenn das Konzept stimmt
Desk Sharing ist kein Verzicht, sondern eine Chance – vorausgesetzt, das Konzept stimmt. Wer bei der Fläche ehrlich plant, Zonen für unterschiedliche Tätigkeiten schafft, die persönliche Ablage mit Locker und Desk Sharing Box löst und klare Regeln vereinbart, gewinnt ein Büro, das effizienter genutzt wird und sich zugleich besser anfühlt.
Der Schlüssel liegt nicht in der Anzahl gestrichener Schreibtische, sondern in einem Raumkonzept, das zu Ihrem Team passt. Sie planen die Einführung von Desk Sharing? Dann vereinbaren Sie gerne einen Termin mit uns – wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Desk Sharing Konzept.
Erleben Sie, wie Desk-Sharing-Büros in der Praxis aussehen – besuchen Sie unseren SchauWerkRaum in München.
Relevante Fragen zu Desk Sharing im Büro
Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich Desk Sharing?
In der Regel ab etwa 20 Mitarbeitenden – dann zeigen sich Muster in der Anwesenheit deutlich genug, um Fläche sinnvoll zu teilen. Entscheidend ist weniger die reine Teamgröße als der Anteil hybrider oder mobiler Arbeit. Wo regelmäßig ein Teil des Teams außer Haus ist, entsteht ungenutzte Fläche, die Desk Sharing effizient auffängt.
Brauche ich für Desk Sharing eine spezielle Software?
Nicht zwingend. Kleine Teams organisieren freie Plätze oft informell. Ab etwa 30 bis 50 geteilten Arbeitsplätzen erleichtert eine Buchungssoftware jedoch den Alltag: Sie zeigt freie Tische, verteilt die Auslastung und liefert Daten zur tatsächlichen Nutzung. Wichtiger als das Tool ist aber das Raumkonzept – Software steuert Plätze, schafft sie aber nicht.
Wie lange dauert die Einführung eines Desk-Sharing-Konzepts in der Praxis?
Das hängt von Größe und Umbaubedarf ab. Ein Konzept für eine bestehende Fläche lässt sich oft in wenigen Wochen erarbeiten; ein kompletter Umbau mit neuer Möblierung braucht mehrere Monate. Planen Sie zusätzlich Zeit für die Einführung im Team ein – die kulturelle Umstellung entscheidet stärker über den Erfolg als der reine Umbau.
Muss ich das gesamte Büro auf Desk Sharing umstellen oder kann ich es schrittweise einführen?
Ein schrittweiser Start ist meist der bessere Weg. Viele Unternehmen beginnen mit einer Etage, einem Team oder einer Pilotfläche, sammeln Erfahrungen und passen das Konzept an, bevor sie es ausweiten. So bleibt das Risiko klein, und die Mitarbeitenden erleben früh, dass Desk Sharing im Alltag funktioniert.
Welche technische Grundausstattung braucht jeder Desk-Sharing-Arbeitsplatz?
Jeder flexible Arbeitsplatz sollte ohne Umbau sofort nutzbar sein: ein höhenverstellbarer Schreibtisch, ein ergonomischer Stuhl, ein Monitor mit einfacher Docking-Lösung für den eigenen Laptop sowie Strom und stabile Netzwerkanbindung. Einheitliche Ausstattung an allen Plätzen ist dabei zentral – nur so ist jeder Tisch für jede Person gleichermaßen brauchbar.
Wie organisiere ich Stauraum, wenn niemand mehr einen festen Platz hat?
Über persönliche, abschließbare Locker. Jede Person erhält einen festen, sicheren Ort für Unterlagen, Arbeitsmaterial und persönliche Gegenstände – unabhängig vom täglich wechselnden Schreibtisch. Eine Desk Sharing Box oder ein Organizer transportiert die täglich benötigten Dinge bequem vom Locker an den Platz. So bleibt der Schreibtisch abends frei für die nächste Person.
Können Führungskräfte vom Desk Sharing ausgenommen werden?
Technisch ja, aber es lohnt sich, genau hinzusehen. Feste Chefbüros neben geteilten Plätzen senden schnell das Signal einer Zwei-Klassen-Lösung und untergraben die Akzeptanz. Viele Unternehmen entscheiden sich bewusst dafür, dass auch Führungskräfte teilen – oder schaffen flexible Rückzugsräume, die allen offenstehen. Vorbild wirkt hier stärker als jede Regel.
Sie planen die Einführung von Desk Sharing? Sprechen Sie mit uns – wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur fertigen Lösung.